Comment calculer le ROI de votre logiciel sur mesure ?

Selon une étude Deloitte sur la transformation digitale, 73 % des répondants déclarent que l’incapacité à définir des indicateurs fiables constitue le principal obstacle au calcul du ROI de leurs projets technologiques. Pourtant, savoir calculer le ROI de votre logiciel sur mesure est essentiel pour justifier un investissement stratégique, convaincre vos partenaires et assurer une rentabilité à long terme

Dans ce guide, nous vous présentons une méthode claire en 6 étapes pour mesurer la rentabilité de votre logiciel sur mesure, avec des exemples chiffrés adaptés au contexte québécois et aux réalités du marché canadien.

Qu'est-ce que le ROI d'un logiciel sur mesure ?

Le retour sur investissement d'un logiciel sur mesure dépasse largement la formule basique (Gains - Coûts) / Coûts. Cette approche simpliste ignore les bénéfices intangibles qui représentent souvent la majeure partie de la valeur créée.

Pour une vision plus complète des aspects financiers, consultez notre guide sur le coût d’un logiciel sur mesure, qui détaille les postes de dépenses à prévoir et les pièges à éviter.

Méthode de calcul du ROI de votre logiciel sur mesure en 6 étapes

Étape 1 : Estimation des coûts initiaux

L’investissement initial dans un logiciel sur mesure ne se résume pas seulement au temps de développement. Il comprend plusieurs étapes essentielles : l’analyse, la conception, le design, l’assurance qualité, ainsi que le déploiement et la formation des utilisateurs.

Selon les données d'Exolnet sur le développement logiciel au Québec, les coûts se répartissent ainsi :

• Projet de petite envergure : 75 000$ à 150 000$ CAD

• Projet de moyenne envergure : 150 000$ à 500 000$ CAD

• Projet de grande envergure : 500 000$ à 1,5M$ CAD

• Projet de très grande envergure : 1,5M$ CAD et plus

Étape 2 : Estimation des coûts récurrents dans le calcul du ROI de votre logiciel

Au-delà du coût initial, il faut prévoir des frais récurrents qui influencent directement la rentabilité du projet à long terme. Parmi eux :

• Maintenance et monitorage : en moyenne entre 6 % et 10 % du coût initial, à prévoir annuellement.

• Hébergement, sauvegarde et support : variables selon la complexité de votre infrastructure, vos besoins de sécurité et l’achalandage sur votre application.

Un logiciel sur mesure a une durée de vie moyenne supérieure à 10 ans. Pour un calcul de ROI plus rigoureux, il est donc recommandé d’intégrer ces coûts récurrents sur toute la durée de vie estimée de la solution, en tenant compte de l’inflation et des évolutions technologiques.

Étape 3 : Estimation des subventions provinciales et fédérales

Au Québec, plusieurs crédits d'impôt, subvention et prêts viennent améliorer considérablement le ROI d’un logiciel sur mesure. Bien utilisés, ils peuvent réduire de moitié (et parfois plus) le coût réel d’un projet.

Voici quelques exemples (Septembre 2025)

Subventions & prêts :

• ESSOR – Volet 1B – Pour la modernisation, l’achat d’équipement, etc.

• PSCE – Pour aider à la commercialisation des entreprises du Québec

• Stages automne & Novascience – Pour financer des stagiaires, juniors ou seniors dans les domaines scientifiques et techniques

• Départ – Projets d'investissement, de transition technologique et d'innovation, programme très localisé (à valider selon votre région)

Crédits d’impôt :

• C3i – 25 % de crédit à l’investissement et à l’innovation

• CDAE-IA – 30 % pour le développement des affaires électroniques (IA Seulement à partir de 2026)

• PAMT – Soutien à la formation des employés (incluant le remboursement d’une partie des salaires)

• RS&DE (Canada) – Jusqu’à 69 % pour vos projets de R&D

• PARI-CNRC – Financement pour l’innovation technologique

Selon votre projet et votre admissibilité, ces incitatifs peuvent réduire de façon significative le coût de votre logiciel sur mesure. Par exemple, avec une subvention de 50 000$, un projet évalué à 300 000$ CAD verrait son coût net diminuer à environ 250 000$. Ce montant n’inclut pas le temps requis pour obtenir la subvention, mais il permet de raccourcir considérablement la période de récupération et d’améliorer la rentabilité globale du projet.

Étape 4 : Quantification des gains directs

Les économies mesurables constituent la base du calcul du ROI. Par exemple, au Québec, la rémunération médiane des agents d’administration se situe autour de 28$/h ; pour simplifier le calcul, retenons 28$/h.

L’automatisation des tâches répétitives et sans valeur ajoutée génère des gains immédiats. Pour une entreprise québécoise, économiser 10 heures par semaine équivaut à 14 000$ CAD d’économies annuelles (10h × 50 semaines × 28$), et ce, sans compter les charges de l'employeur. Cette approche directe améliore significativement la rentabilité opérationnelle.

Étape 5 : Estimation des gains indirects

Au-delà des économies directes, un logiciel sur mesure permet aussi de réduire de nombreux coûts cachés. Ces pertes, souvent difficiles à mesurer, représentent pourtant une part importante des dépenses opérationnelles. On parle ici de la double saisie de données, des erreurs manuelles, des retards d’exécution ou encore des coûts liés au départ d’un employé.

Le coût de la non-qualité

Dans les entreprises, les erreurs et reprises de travail représentent un poste de coût souvent sous-estimé. On parle de champs manquants, de références incorrectes ou de validations manuelles qui ralentissent l’ensemble du processus. Selon l’American Society for Quality (ASQ), le coût de la non-qualité peut représenter jusqu’à 15 à 20 % du chiffre d’affaires d’une organisation, et parfois plus dans certains secteurs.

Prenons un exemple concret : si 10 cadres perdent 2 heures par semaine à corriger des données ou à ressaisir des informations, avec un taux horaire de 50$, cela équivaut à 50 000$ de pertes annuelles. En automatisant ces étapes avec un logiciel sur mesure, ce montant devient un gain tangible dans le calcul du ROI.

Le coût du roulement et la rétention des talents

Un autre facteur intangible du ROI est la fidélisation des employés. Un logiciel moderne, ergonomique et centralisé améliore la satisfaction des équipes, ce qui peut réduire significativement le taux de roulement du personnel.

Selon Adecco Canada, remplacer un employé coûte entre 10 % et 30 % de son salaire annuel, en prenant en compte le recrutement, la formation et la perte de productivité.

Par exemple, pour un poste payé 60 000$/an, cela représente 6 000 à 18 000$ de coûts évités par départ d’employé. Réduire le turnover grâce à de bons outils technologiques devient donc un levier de rentabilité à long terme.

​​Le coût réputationnel et la fidélisation des clients grâce au ROI d’un logiciel sur mesure

Un des coûts les plus difficiles à mesurer pour son ROI est celui lié à la réputation et à la fidélisation. Lorsqu’un client juge le service peu fiable ou insatisfaisant, il peut choisir de ne pas renouveler son contrat, de réduire ses achats ou de se tourner vers un concurrent. La perte de ce client entraîne non seulement un manque à gagner immédiat, mais aussi la disparition de revenus récurrents et d’opportunités futures.

Par exemple, si un client génère 100 000$ de revenus annuels et décide de ne pas reconduire son entente, l’entreprise perd ce revenu récurrent, mais également la valeur totale de la relation à long terme (CLV – Customer Lifetime Value). Un tel départ a donc un effet disproportionné sur le ROI global.

À cela s’ajoute l’effet indirect : un client insatisfait partage son expérience négative dans son réseau ou sur des plateformes publiques, ce qui peut freiner l’acquisition de nouveaux clients et nuire durablement à l’image de marque.

Le coût réputationnel se mesure en estimant les pertes financières liées à la perte de confiance des clients. Pour simplifier, on peut utiliser la formule suivante :

Coût réputationnel = (Revenu annuel moyen d’un client × Durée moyenne de la relation client en années) × Nombre de clients perdus

Dans certains secteurs, ce coût réputationnel s’ajoute aux pénalités contractuelles. Par exemple, un fournisseur de grandes bannières comme Home Depot peut être pénalisé de 5 000$ par jour de retard au niveau de la réception de la marchandise. Cinq jours de retard représentent déjà 25 000$ d’économies directes si l’entreprise parvient à les éviter grâce à un meilleur système de gestion. Imaginez si ces retards récurrents entraînent la perte du contrat. Les pertes se comptent alors en centaines de milliers de dollars.

Le coût de la non-compétitivité

Un autre aspect souvent négligé est le coût de ne pas être compétitif. Une entreprise qui tarde à moderniser ses outils ou qui continue à utiliser des systèmes inefficaces prend du retard par rapport à ses concurrents. Ce décalage peut se traduire par :

• une perte de parts de marché, si les clients préfèrent des fournisseurs plus rapides et fiables,

• une pression accrue sur les marges, car il faut baisser les prix pour compenser un service moins performant,

• une diminution de l’innovation, faute de temps et de ressources libérées par l’automatisation,

• et à long terme, une perte d’attractivité auprès des talents, qui choisissent des entreprises mieux équipées technologiquement.

Bref, un logiciel sur mesure qui renforce la fiabilité, la transparence, le respect des délais et la compétitivité permet non seulement de réduire les coûts immédiats, mais aussi de préserver la confiance des clients, de protéger la réputation de l’entreprise et d’assurer sa compétitivité à long terme.

Étape 6 : Calcul du ROI et période de récupération

La formule classique du retour sur investissement est la suivante :

ROI = (Bénéfices totaux – Coûts totaux) ÷ Coûts totaux × 100

En complément, la période de récupération (payback period) se calcule en divisant les coûts nets par les bénéfices annuels.

Exemple concret – PME québécoise

Imaginons une PME qui investit 450 000$ dans le développement d’un logiciel sur mesure, dont la réalisation prend un an.

• Investissement initial : 450 000$

• Subvention ou crédits d’impôt (10 %) : 45 000$

• Coût net du projet : 405 000$

• Gains directs annuels : 150 000$

• Gains indirects annuels : 100 000$

• Frais récurrents annuels : 45 000$

Année 1 : l’investissement

L’entreprise investit 450 000$ et obtient une subvention de 45 000$, ce qui réduit le coût net à 405 000$. Aucun bénéfice n’est encore généré, car le logiciel est en développement.

Année 2 : début des gains

Le logiciel sur mesure est en place et commence à générer des gains.

• Bénéfices annuels : 150 000$ (directs) + 100 000$ (indirects) = 250 000$

• Frais récurrents : 45 000$

• Solde : 250 000$ – 45 000$ = 205 000$

Il reste donc 200 000$ environ à récupérer (405 000 – 205 000). Le ROI du logiciel sur mesure est encore négatif, mais l’entreprise a déjà couvert environ la moitié de son investissement.

Année 3 : retour sur investissement

Grâce aux optimisations et aux nouvelles fonctionnalités qui ont été ajoutées avec les budgets des frais récurrents, les gains annuels augmentent :

• Bénéfices annuels : 275 000$

• Frais récurrents : 45 000$

• Solde : 275 000$ – 45 000$ = 230 000$

En cumulant les deux années de bénéfices (205 000$ + 230 000$), l’investissement net de 405 000$ est dépassé. Le logiciel atteint donc un ROI positif dès la 3e année, et la rentabilité continue de croître par la suite.

Résumé du ROI sur 5 ans

• Année 1 : investissement en cours, ROI négatif

• Année 2 : 205 000$ de gains, ROI encore négatif

• Année 3 : 230 000$ de gains, investissement remboursé, ROI positif

• Année 4 : 230 000$ de gains, ROI cumulé +55 %

• Année 5 : 230 000$ de gains, ROI cumulé +110 %

Le calcul du ROI sur 5 ans démontre qu’un logiciel sur mesure est un investissement stratégique et rentable, permettant non seulement de couvrir les coûts dès la troisième année, mais aussi de générer une valeur ajoutée durable pour l’entreprise.

Tableau récapitulatif : méthode de calcul ROI logiciel sur mesure

Optimisation de la rentabilité par secteur

Exemple sectoriel: une entreprise manufacturière

Prenons une entreprise manufacturière d’environ 200 employés qui décide d’automatiser la gestion de la maintenance de ses équipements. Avant l’automatisation, les arrêts non planifiés représentent plusieurs heures chaque semaine, entraînant des retards de production et des coûts additionnels importants.

Avec un logiciel de planification de la maintenance sur mesure, ces interruptions peuvent être réduites de façon mesurable. Dans des déploiements réels, un programme bien mené a livré environ 20 % de réduction moyenne du downtime, selon cette analyse McKinsey.

Le résultat attendu est un retour sur investissement atteint en 2 à 3 ans, lorsque la technologie, les processus et l’adoption par les équipes sont bien alignés. Les gains se traduisent ensuite par une hausse durable de la productivité et de la compétitivité.

Exemple sectoriel : une clinique santé au Québec

Dans une clinique de santé privée, chaque rendez-vous représente un revenu direct. Un logiciel sur mesure qui automatise la prise de rendez-vous et la gestion des dossiers permet de réduire le temps consacré aux tâches administratives et de libérer du temps pour accueillir davantage de patients.

Imaginons une clinique qui traite 300 rendez-vous par semaine, d’une durée moyenne de 30 minutes chacun. Si l’automatisation permet d’économiser 2 minutes par rendez-vous, cela équivaut à 500 heures libérées par an.

Ces 500 heures correspondent à 1 000 rendez-vous supplémentaires de 30 minutes. Avec un revenu moyen de 200$ par rendez-vous, le potentiel représente 200 000$ de revenus additionnels par an.

Le potentiel est intéressant et sans compter la satisfaction accrue des patients et la réduction du temps de gestion.

Découvrez également notre expérience en développement de projets santé et pharmaceutiques personnalisés, où les exigences de conformité et de performance bénéficient grandement des solutions logicielles sur mesure.

Conclusion

Calculer le ROI d’un logiciel sur mesure n’est pas un simple exercice financier, c’est une démarche stratégique qui permet de prendre des décisions éclairées et de justifier un investissement majeur auprès de votre direction ou de vos partenaires.

En évaluant soigneusement les coûts initiaux et récurrents, en intégrant les aides financières disponibles au Québec, et en mesurant à la fois les gains directs (automatisation, économies de temps) et les gains indirects (fidélisation des employés, réputation, compétitivité), vous obtenez une vision complète de la valeur créée.

La majorité des projets bien conçus atteignent un ROI positif dès la troisième année, puis génèrent des bénéfices cumulatifs qui transforment le logiciel en un véritable actif stratégique pour l’entreprise.

En conclusion, un logiciel sur mesure ne se limite pas à réduire des coûts : il constitue un levier de croissance, d’efficacité et de différenciation concurrentielle qui assure la rentabilité de votre organisation à long terme.

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FAQ

Quel est le ROI moyen d'un logiciel sur mesure au Québec ?

Le ROI d’un logiciel sur mesure varie grandement, mais un projet bien conçu, où les fonctionnalités à plus forte valeur ont été priorisées, atteint généralement plus de 100 % après la deuxième ou troisième année et peut dépasser 400 % après quelques années.

Comment calculer la rentabilité d'un logiciel personnalisé au Québec ?

La rentabilité d’un logiciel personnalisé au Québec se calcule en comparant les coûts (initiaux, récurrents) aux gains directs et indirects, tout en tenant compte des subventions et crédits d’impôt disponibles.

En combien de temps peut-on récupérer son investissement avec un logiciel personnalisé au Québec ?

En règle générale, un logiciel sur mesure atteint un retour sur investissement positif après 2 à 4 ans. Au-delà de cette période, il devient souvent plus difficile de justifier les coûts supplémentaires auprès de la direction ou du conseil d’administration.

Quels sont les avantages ROI d'un logiciel sur mesure vs un SaaS ?

Un logiciel sur mesure offre généralement un ROI supérieur à long terme grâce la propriété intellectuelle et concurrentielle qu’il génère, ainsi qu’à des gains directs plus élevés puisqu’il est conçu pour répondre à 100 % des besoins de l’entreprise, contrairement à un logiciel SaaS dont les coûts récurrents s’accumulent sans créer d’actif.