Pour effectuer une réingénierie complète des procédures existantes, nous avons d’abord longuement échangé avec la personne la mieux placée pour décrire les problèmes liés à l’ancienne application : la technicienne de l’AQPP dont le travail inclut la mise à jour de la base de données.
En discutant de sa réalité quotidienne, nous avons identifié plusieurs irritants et pistes d'amélioration potentielles pour la nouvelle mouture de l'application. Cela nous a permis de cibler des points précis pouvant mener à des erreurs ou des pertes de temps importantes. C'est ainsi que la conceptualisation de notre solution a commencé à prendre forme.
Substance Outil de gestion d'une liste de médicaments provinciale
Gestion
d'une liste
de plus de 15 000 médicaments
Le projet
L’Association québécoise des pharmaciens propriétaires (AQPP) possédait une application destinée à gérer la liste officielle des médicaments utilisée par l'ensemble des pharmaciens de la province. Leur équipe devait toutefois manuellement mettre à jour la liste, une tâche quotidienne colossale ! L’application était désuète et devait être repensée. Notre mandat a donc consisté en une refonte complète du système priorisant l'automatisation afin de réduire les manipulations humaines et les erreurs qu’elles entraînent. Il nous fallait également faciliter la maintenance de la future application pour en assurer la pérennité.
Notre solution
L'application cloud que nous avons conçue, baptisée Substance, prend la forme d'une plateforme Web qui agrège plusieurs sources d’informations sur les médicaments au sein d'une seule base de données centrale. La consolidation des données qui s'effectuait manuellement dans le passé a été automatisée, ce qui amène une réduction des erreurs humaines et un gain de temps importants. Enfin, la structure de la base de données et l’interface de l’application ont été repensées pour simplifier les procédures suivies par les employés de l’AQPP.
Repenser le processus
Traiter une grande quantité de données
Sources multiples
La base de données de Substance rassemble des informations provenant de multiples sources, dont plus de 160 compagnies et distributeurs pharmaceutiques ainsi que la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ). Chaque semaine, ces différents acteurs transmettent à l’AQPP des modifications à apporter à la liste consolidée qui comporte plus de 15 000 médicaments. La complexité de ce processus provient de la grande quantité de données à traiter et du fait que chaque source suit un format de données différent. Notre solution devait donc être en mesure d'analyser et de comprendre les particularités de chaque source de données.
Importation assistée
En un seul clic, la personne gérant la base de données peut maintenant importer de nouvelles listes de médicaments dans Substance. Plus besoin d'entrer à la main les détails de chaque médicament un par un! Il suffit maintenant de glisser-déposer chaque liste de médicaments reçue pour que l'application analyse les données et dresse automatiquement une liste des modifications à apporter aux médicaments. Grâce à son système d'analyse des données, Substance supporte les listes transmises au format Excel, texte ou PDF, et ce, peu importe comment les données sont disposées au sein de chaque fichier.
Détection des erreurs
L’erreur est humaine. Puisque l'ancienne base de données était gérée manuellement par une seule personne, plusieurs erreurs s'y glissaient. Grâce à Substance, les erreurs potentielles sont tout de suite repérées : les données sont validées automatiquement grâce à un lot de règles d'affaires et de comparaisons avec des sources de données tierces comme Santé Canada. Un système d’aide à la décision sous forme d’infobulles et de codes de couleurs accompagne l'utilisateur en identifiant les risques d'erreurs potentiels classés par gravité. L'utilisateur peut ainsi se concentrer à régler les irrégularités identifiées.
Moderniser l’expérience utilisateur
L’un de nos objectifs consistait à rafraîchir et à améliorer les interfaces du logiciel précédent qui datait de 2008. Toutefois, nous voulions conserver les aspects fonctionnels de son interface pour éviter de trop déstabiliser les utilisateurs. Le design de la nouvelle plateforme a été centré autour des besoins de ses utilisateurs principaux : les techniciens de l'AQPP. En analysant leurs méthodes de travail, nous avons simplifié et réorganisé l’application pour permettre de voir toute l'information utile en un seul écran. Cela permet d'éviter d'avoir à constamment faire défiler la page pour consulter certaines informations. Cela aura permis un gain de temps en réduisant le nombre de clics et d'actions requis pour effectuer diverses manipulations.
Introduire l’architecture infonuagique
L’arrivée de Substance a permis de dire adieu au système Windows installé sur chaque machine physique à l'AQPP. Substance est maintenant installée sur une architecture Amazon Web Services (AWS). Les utilisateurs peuvent désormais se connecter à l'application à partir de n'importe quel ordinateur et système d'exploitation. Cette décentralisation aura aussi permis une réduction des coûts matériels et de maintenance.