Aliments du Québec : Portail sur mesure pour les adhérents
Centraliser, automatiser les processus administratifs et offrir une expérience numérique moderne
Le projet
Aliments du Québec est un organisme à but non lucratif qui valorise les produits bioalimentaires québécois en vérifiant leur origine locale et en faisant rayonner les entreprises d’ici. Avec plus de 1 800 entreprises adhérentes, 1000 institutions, 1000 restaurants et plus de 30 000 produits vérifiés, l’organisation joue un rôle central dans l’écosystème agroalimentaire québécois.
Dans le cadre de sa transformation numérique, Aliments du Québec souhaitait remplacer son ancien portail devenu difficile à faire évoluer et à maintenir. L’objectif était de centraliser les données, automatiser plusieurs processus administratifs et offrir une expérience numérique moderne aux producteurs, transformateurs, restaurateurs et institutions qui utilisent quotidiennement les services de l’organisation.
Notre solution
Exolnet a conçu et développé un portail moderne, entièrement intégré au CRM Membri, afin de centraliser la gestion des adhésions, des vérifications et des données des membres dans une plateforme unique. Le portail permet aux producteurs, transformateurs, restaurateurs et institutions de gérer leurs profils, leurs établissements et leurs demandes de reconnaissance en libre-service, tout en suivant l’évolution de leurs dossiers en temps réel. Grâce à l’automatisation de plusieurs processus auparavant manuels, à l’intégration de la signature électronique et à une expérience utilisateur entièrement repensée, la solution simplifie les démarches des adhérents, améliore la qualité des données et augmente l’efficacité opérationnelle des équipes d’Aliments du Québec.
À qui s’adresse le portail ?
Le portail a été conçu pour répondre aux réalités de plusieurs segments de l’industrie bioalimentaire québécoise.
Transformateurs et producteurs
Transformateurs et producteurs Les entreprises bioalimentaires utilisent le portail pour gérer leurs marques, soumettre leurs produits à la vérification et fournir les preuves nécessaires à la validation de l’origine des ingrédients. La plateforme simplifie également le renouvellement des vérifications et le suivi des dossiers.
Restaurateurs
Les restaurants indépendants et les chaînes peuvent soumettre leurs menus ou leurs plats afin d’obtenir la reconnaissance « Aliments du Québec au menu ». Ils peuvent également gérer les informations publiques de leurs établissements diffusées sur le site web d’Aliments du Québec.
Institutions
Les écoles, hôpitaux, CPE et autres institutions utilisent le portail pour démontrer leurs efforts d’approvisionnement local, déclarer leurs achats alimentaires et faire reconnaître les menus ou plats servis à leur clientèle.
Le portail en quelques chiffres
+ 30000 Produits certifiés
+ 1800 Entreprises adhérentes
+ 2000 Restaurants et institutions reconnus
Réduire les tâches administratives grâce à l’automatisation
L’un des principaux objectifs du projet consistait à éliminer les nombreux processus manuels qui ralentissaient le traitement des dossiers.
Validation automatisée de l’admissibilité
Les entreprises peuvent désormais vérifier leur admissibilité avant de compléter leur adhésion, évitant ainsi des démarches inutiles et réduisant les interventions des équipes internes.
Signature électronique intégrée
L’intégration d’eZsign permet de signer les ententes directement en ligne, éliminant les échanges de documents par courriel et les manipulations administratives.
Suivi des demandes en temps réel
Les adhérents peuvent consulter l’état de leurs dossiers à partir de leur tableau de bord, réduisant significativement les demandes de suivi adressées au service à la clientèle.
Gestion autonome des utilisateurs
Les administrateurs d’une entreprise ou organisation peuvent gérer eux-mêmes les accès, les rôles et les membres de leur équipe, sans intervention d’Aliments du Québec.
Suivi des demandes et paiements en ligne
Le portail permet également d’effectuer les paiements et renouvellements d’adhésion en ligne, de consulter l’historique de facturation et d’accéder à des documents administratifs au même endroit.
Moderniser l’expérience utilisateur
L’ancien portail avait été développé plusieurs années auparavant et ne répondait plus aux standards modernes en matière d’expérience utilisateur.
Exolnet a entièrement repensé l’expérience utilisateur afin de simplifier chaque étape du parcours. Les formulaires ont été restructurés en étapes claires, les interfaces ont été modernisées et les informations ont été organisées selon les besoins réels des différents types d’utilisateurs.
Le nouveau portail guide les adhérents tout au long de leurs démarches grâce à des parcours intuitifs, une navigation simplifiée et des tableaux de bord. Les utilisateurs peuvent désormais accéder rapidement aux actions importantes, retrouver facilement leurs informations et compléter leurs demandes avec une efficacité accrue.
Cette refonte a permis d’améliorer l’autonomie des usagers tout en réduisant la charge de travail de ses équipes internes grâce à l’uniformisation des processus de gestion.
Une intégration complexe avec l’écosystème numérique
Le projet reposait sur l’intégration de plusieurs plateformes stratégiques québécoises, notamment Membri de Groupe Vendere et la solution de signature électronique eZsign.
Pour assurer une synchronisation parfaite entre les systèmes, Exolnet a collaboré étroitement avec les différents partenaires technologiques afin de concevoir et faire évoluer les interfaces de programmation (API) nécessaires au projet. Cette collaboration a permis d’unifier les données, d’assurer une expérience de connexion unique (SSO) et de centraliser l’information en une seule source de vérité.
L’architecture retenue permet aujourd’hui aux adhérents et à l’équipe d’Aliments du Québec de travailler dans un environnement cohérent, performant et évolutif, tout en garantissant l’intégrité des données à travers l’ensemble de l’écosystème numérique de l’organisation.