SDEM‑SEMO Un CRM sur mesure conçu pour gérer des milliers de clients.
Un CRM sur mesure
pour des milliers de clients
Le SDEM‑SEMO offre des services d'aide à l'emploi et de placement de personnel pour les personnes vivant avec un handicap physique ou mental. Pour assurer la gestion des dossiers clients et ceux des candidats potentiels, l’équipe utilisait un logiciel obsolète, inefficace et difficile à faire évoluer. Le besoin d’obtenir un outil plus adapté aux opérations courantes et permettant de réduire les erreurs causées par une expérience utilisateur défaillante s’est présenté. Exolnet avait la solution technologique.
Nous avons bâti une plateforme cloud permettant aux intervenants et conseillers en placement de gérer les dossiers de leurs clients à même une interface web. Cette plateforme permet maintenant de consulter les données personnelles ainsi que le curriculum vitae virtuel des candidats afin de les jumeler à une entreprise qui offre un poste ou un stage aligné avec leurs compétences. Suite au placement en entreprise, le conseiller peut planifier divers suivis à l'aide de la plateforme pour faciliter l'accompagnement de son client tout au long du processus. Finalement, l'architecture des données et les interfaces ont été complètement repensées afin d'harmoniser le processus de collecte des données et ainsi réduire les erreurs humaines.
Repenser le processus
Pour effectuer une réingénierie complète des procédures existantes, nous avons d’abord longuement échangé avec les personnes les mieux placées pour décrire les problèmes liés à l’ancienne application : les conseillers en placement dont le travail inclut la mise à jour des données et le suivi des placements en entreprise. Nous avons ainsi pu identifier plusieurs irritants et pistes d'amélioration potentielles pour la nouvelle mouture du logiciel. Cela nous a permis de cibler des points précis pouvant mener à des erreurs ou des pertes de temps importantes.
Comment ça fonctionne?
Un outil de gestion client efficace et conçu selon les besoins du SDEM‑SEMO
Une des principales fonctions du CRM est la création et la gestion de dossiers clients. Cette grande base de données inclut toutes les informations personnelles des candidats (conditions, intérêts, forces et faiblesses, par exemple) ainsi que leur parcours professionnel. En fonction d’une liste d’entreprises ayant communiqué leur intérêt pour l’embauche d’un personnel vivant avec un handicap, les conseillers du SDEM‑SEMO peuvent procéder facilement au jumelage, basé sur la compatibilité des dossiers de chacun. Toujours dans le but d’améliorer la performance des conseillers, les formulaires de données ont été construits selon des règles d’affaires complexes et entièrement adaptées.
Tableau de bord convivial et des outils pour améliorer le quotidien
Un autre aspect bonifié par cette nouvelle plateforme est le tableau de bord des activités quotidiennes. Celui-ci permet aux conseillers d’avoir un oeil constant sur les différents suivis à effectuer auprès de sa clientèle. La plateforme offre la possibilité d’enregistrer des notes dans le dossier du client et de programmer les suivis à faire auprès des candidats et entreprises en fonction de règles d’affaires propre au SDEM‑SEMO (suivi de placement après 30 jours, par exemple). Les risques d’erreurs et les oublis sont ainsi limités et le service offert par le SDEM‑SEMO est grandement amélioré.
Rapports Excel pour l’exportation des données
Un autre avantage intéressant de la nouvelle plateforme est la création d’une multitude de rapports personnalisés et générés en format Excel. Par leur mission et leur contribution sociale, le SDEM‑SEMO doit soumettre différents rapports au gouvernement. Cette fonctionnalité permet donc à certains utilisateurs possédant les accès nécessaires d’exporter facilement les données requises.
Rapidité améliorée
La nouvelle plateforme optimise l’expérience des utilisateurs, diminue le risque d’erreurs, mais répond également au problème de lenteur de l’ancien logiciel. Nous avons offert une application beaucoup plus rapide, permettant ainsi de réduire significativement les pertes de temps vécues par les employés.
Moderniser l'expérience utilisateur
Avant l’arrivée de notre solution, l’équipe du SDEM‑SEMO vivait avec un outil de travail à l’interface complexe et peu convivial. Le design de la nouvelle plateforme a été une étape importante du mandat et c’est pourquoi nous avons jugé nécessaire d’impliquer les utilisateurs principaux. Ces derniers ont ainsi participé au processus d’approbation des wireframes, et ce, jusqu’aux design finaux.
Une migration des anciennes données et un lancement cloud
L’un des risques les plus fréquents lors de la modernisation d’un logiciel est la perte des données enregistrées. Nous avons donc créé un outil d’importation permettant un transfert sécuritaire de celles-ci vers la nouvelle plateforme. Nous avons également profité de l’occasion pour renforcer les standards de sécurité de l’application en cryptant les données et en mettant en place un système d'authentification à deux facteurs. Finalement, ce nouvel outil de gestion a été installé sur une architecture Amazon Web Services (AWS) afin d’être accessible en tout temps et de faciliter l’option du télétravail.