Mouvement Desjardins Outil de gestion du changement

Transformer un processus en un outil d’aide à la décision Anticiper les impacts humains des projets

Le Projet

Avec près de 900 points de services au Québec et en Ontario, Desjardins constitue le premier groupe financier coopératif au Canada. Son équipe de gestion du changement travaille sans relâche, afin d’analyser et de contrôler les impacts du changement pour aider les différents départements à planifier leurs projets.
Cette même équipe nous a demandé de concevoir un outil qui lui offrirait une vue d’ensemble sur les impacts humains des projets et qui remplacerait les feuilles ExcelMD, afin d’augmenter sa productivité et de réduire les erreurs.

Notre Solution

Après avoir rencontré plusieurs membres de l’équipe de gestion du changement, nous avons transposé leurs processus au sein d’un outil web permettant de comprendre les impacts de l’ensemble des projets en cours grâce à des analyses et des rapports automatisés. L’équipe peut ainsi conseiller ses clients de manière plus efficace.

EN BREF — Qu’est-ce que la « gestion du changement » ?

Elle permet à une organisation de se préparer à faire face aux impacts des transformations. En cernant les effets des changements passés et futurs, on outille les gestionnaires pour prendre de meilleures décisions d’affaires.

Par exemple, il pourrait s’agir d’évaluer l’impact d’un changement technologique, tel que la mise à jour d’un logiciel. En analysant de quelle manière cette transformation pourrait affecter les différentes ressources de l’organisation, on peut prendre des décisions, afin d’amoindrir ces effets. Il demeure toutefois difficile de définir la gestion du changement, car chaque entreprise établit son propre processus.

En quelques chiffres

375+
succursales
500+
projets annuels
25k+
fonctions analysées

Notre stratégie

Gérer le changement amené par un outil de gestion du changement

Discuter pour comprendre le processus actuel

Nous avons organisé plusieurs entrevues avec l’équipe de gestion du changement, afin de comprendre sa façon de travailler et ses préoccupations. Nous avons ensuite documenté le processus actuel pour offrir aux deux parties une référence initiale commune.

Vulgariser grâce aux maquettes

Les maquettes fonctionnelles (« wireframe ») ont joué un rôle crucial dans ce projet. Elles ont permis d’établir une fondation commune à partir de laquelle le projet s’est dessiné. Notre équipe a ainsi pu parler le même langage que notre client.

Reconstituer le processus avant de l’amélioration

Afin de favoriser l’adoption du nouvel outil, notre priorité a tout d’abord consisté à reproduire le processus connu par l’équipe du client. Une fois la nouvelle version maîtrisée, nous avons amélioré l’outil par petites itérations priorisées par les besoins d’affaires.

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Mieux vaut prévenir que guérir

Gestion de l’organisation

La structure organisationnelle de l’entreprise est importée et servira de point de référence pour les autres fonctionnalités de l’outil.

Collecte des données projet

Des dizaines de paramètres catégorisés pour chaque projet permettent d’identifier le contexte du changement et aideront les analystes à en cerner les impacts.

Identification des impacts

Différents facteurs d’analyse permettent de quantifier l’impact qu’aura chaque projet sur les différents segments de l’organisation.

Analyse des risques

Une série de filtres et de rapports permet d’identifier les segments à risque de l’organisation et fournit une aide précieuse à la prise de décision.

Diagnostic de la solution optimale

Un module de scénarisation donne la possibilité d’altérer la réalité pour identifier les points critiques et assister les analystes pour trouver la meilleure solution.

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