Offrir une vue d’ensemble sur le changement au sein d’une grande organisation Anticiper les impacts humains des projets

Mouvement Desjardins

Outil de gestion du changement
Collaboration depuis 2014

Le projet

Avec près de 900 points de service au Québec et en Ontario, Desjardins constitue le premier groupe financier coopératif au Canada. Son équipe de gestion du changement travaille sans relâche afin d’analyser et de contrôler les impacts du changement pour aider les différents départements à planifier leurs projets.

Cette même équipe nous a demandé de concevoir un outil qui lui offrirait une vue d’ensemble sur les impacts humains des projets et qui remplacerait les feuilles ExcelMD afin d’augmenter sa productivité et de réduire les erreurs.

Notre solution

Après avoir rencontré plusieurs membres de l’équipe de gestion du changement, nous avons transposé leur processus au sein d’un outil web permettant de comprendre les impacts de l’ensemble des projets en cours grâce à des analyses et des rapports automatisés. L’équipe peut ainsi conseiller ses clients de manière plus efficace.

EN BREF — Qu’est-ce que la « gestion du changement » ?

Elle permet à une organisation de se préparer à faire face aux impacts des transformations. En cernant les effets des changements passés et futurs, on outille les gestionnaires pour prendre de meilleures décisions d’affaires.

Par exemple, il pourrait s’agir d’évaluer l’impact d’un changement technologique, tel que la mise à jour d’un logiciel. En analysant de quelle manière cette transformation pourrait affecter les différentes ressources de l’organisation, on peut prendre des décisions afin d’amoindrir ces effets. Il demeure toutefois difficile de définir la gestion du changement, car chaque entreprise établit son propre processus.

Stratégie

Gérer le changement amené par un outil de gestion du changement

01 Discuter pour comprendre le processus actuel

Nous avons organisé plusieurs entrevues avec l’équipe de gestion du changement afin de comprendre sa façon de travailler et ses préoccupations. Nous avons ensuite documenté le processus actuel pour offrir aux deux parties une référence initiale commune.

02 Vulgariser grâce aux maquettes fonctionnelles

Les maquettes fonctionnelles (« mockups ») ont joué un rôle crucial dans ce projet. Elles ont permis d’établir une fondation commune à partir de laquelle le projet s’est dessiné. Notre équipe a ainsi pu parler le même langage que notre client.

03 Reconstituer le processus avant de l’améliorer

Afin de favoriser l’adoption du nouvel outil, notre priorité a tout d’abord consisté à reproduire le processus connu par l’équipe du client. Une fois la nouvelle version maîtrisée, nous avons amélioré l’outil par petites itérations priorisées par les besoins d’affaires.

0

succursales

0

fonctions analysées

0

projets annuels

Méthodologie proactive la plus populaire parmi les firmes du Fortune 500

Mieux vaut prévenir que guérir

Organisation

1. Gestion de l’organisation

La structure organisationnelle de l’entreprise est importée et servira de point de référence pour les autres fonctionnalités de l’outil.

Données de projet

2. Collecte des données projet

Des dizaines de paramètres catégorisés pour chaque projet permettent d’identifier le contexte du changement et aideront les analystes à en cerner les impacts.

Impacts

3. Identification des impacts

Différents facteurs d’analyse permettent de quantifier l’impact qu’aura chaque projet sur les différents segments de l’organisation.

Risques

4. Analyse des risques

Une série de filtres et de rapports permet d’identifier les segments à risque de l’organisation et fournit une aide précieuse à la prise de décision.

Solutions

5. Diagnostic de la solution optimale

Un module de scénarisation donne la possibilité d’altérer la réalité pour identifier les points critiques et assister les analystes pour trouver la meilleure solution.

Transformer un processus en un outil d’aide à la décision

Scénarisation

Malgré tous les rapports disponibles, il peut être difficile pour un analyste d’obtenir une vision d’ensemble. Le module de scénarisation offre la flexibilité requise pour comparer différentes alternatives et trouver la solution optimale qui permettra d’amoindrir les impacts du changement à travers l’organisation.

Support ExcelMD

Un tel outil peut être très utile à des analystes, mais il peut également l’être pour des directeurs et des chefs de projet. C’est dans cette optique de partage que tous les rapports, graphiques et tableaux peuvent être exportés en format Microsoft ExcelMD ou PDF.

Indicateurs et tableaux de bord

Une grande quantité de tableaux et d’indicateurs sont disponibles au sein de l’outil pour faciliter la lecture et la compréhension des données. Ainsi, d’autres départements de Desjardins ayant un intérêt à consulter ces données peuvent y accéder s’ils en ont la permission.

eXolnet a su bâtir une solution performante et élégante pour notre besoin complexe. Rapidement, la solution s’est imposée dans l’organisation grâce à sa puissance et sa simplicité d’utilisation. Les changements au sein du Mouvement Desjardins sont désormais sous contrôle !

Sylvain Ricard, Directeur principal Gestion du Changement

Geek Talk

« Ce n’est pas totalement déployé tant que ce n’est pas rapide. » — Ted Nyman de Github

Geek Talk

Travail collaboratif

L’édition d’un projet est synchronisée en temps réel et les conflits sont gérés entre les différents utilisateurs pour permettre le travail collaboratif.

Temps réel

Pour limiter les opérations requises et éviter la perte de données, la sauvegarde est automatisée.

Algorithmes rapides

Avec des dizaines de milliers de fonctions affectées par des centaines de projets comportant des dizaines de jalons, les algorithmes ont été optimisés pour répondre en quelques secondes seulement.

Intégration continue

Des tests couvrant plus de 90 % du code nous permettent de suivre les effets de nos modifications et de nous assurer du fonctionnement continu de tous les modules de l’outil.